Khi đi làm, sẽ phải thường xuyên viết báo cáo công việc, thậm chí là có thể sẽ phải viết báo cáo mỗi ngày. Vậy làm thế nào để có được kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp?

1. Hiểu rõ những công việc mình muốn báo cáo

Khi đã hiểu rõ những việc mình muốn báo cáo sẽ viết báo cáo rất dễ dàng, chi tiết, nhưng vẫn đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề, chứ không đi lan man.

2. Nắm được người xem báo cáo muốn biết những gì

Không nên ghi tất cả những gì mình biết vào trong báo cáo, vì như thế chưa chắc sẽ tập trung vào những gì người xem báo cáo muốn biết, mà lại còn khiến mình mất thời gian nữa. Chính vì vậy, hãy chủ động hỏi cấp trên xem họ muốn biết những thông tin gì trước khi viết báo cáo công việc.

3. Giải thích nguyên nhân nếu kết quả công việc không tốt

Có nhiều người ngại việc phải xoáy sâu vào những điều mình làm chưa tốt, nhưng thật ra không nên né tránh như vậy, hãy mạnh mẽ đối mặt với chúng, giải thích nguyên nhân một cách khách quan, đồng thời, đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp để giúp cải thiện kết quả công việc trong tương lai.

4. Kèm theo bảng, biểu đồ, số liệu minh hoạ trong báo cáo công việc

Để có được kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp, phải viết làm sao cho người xem dễ hiểu, dễ nắm bắt thông tin. Một điều quan trọng giúp làm được điều đó chính là phải có số liệu minh hoạ rõ ràng, minh bạch. Đồng thời cũng nên chèn thêm các bảng, biểu đồ, hình ảnh, video minh hoạ để giúp bản báo cáo công việc trở nên sinh động hơn.

5. Soạn báo cáo công việc bằng Powerpoint

Nếu có thể, nên ưu tiên soạn báo cáo bằng Powerpoint với từng slide cụ thể, rõ ràng, để giúp người xem dễ dàng đọc và nắm bắt thông tin. Đồng thời, nếu phải trình bày báo cáo với team hoặc với quản lý, thì khi soạn báo cáo bằng Powerpoint cũng sẽ dễ dàng trình chiếu để trình bày hơn.

Cuối cùng, đừng quên thể hiện sự chuyên nghiệp:

  • Không sai chính tả trong báo cáo công việc: Không chỉ trong báo cáo công việc, mà trong bất kỳ văn bản nào cũng cần phải đảm bảo rằng không có lỗi chính tả. Hãy đọc lại, kiểm tra thật kỹ trước khi gửi đi, để chắc chắn rằng báo cáo công việc của mình không có lỗi chính tả.
  • Nộp báo cáo đúng deadline: Người chuyên nghiệp sẽ không bao giờ vi phạm deadline, luôn hoàn thành các công việc cũng như nộp báo cáo đúng hạn. Chính vì thế, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, cần nộp báo cáo đúng deadline, đừng nộp trễ nhé.
  • Gửi báo cáo chuyên nghiệp: Không phải hoàn thành xong, rồi “gửi cái rẹt” cho cấp trên là xong. Khi gửi báo cáo qua email, cần lưu ý kỹ năng viết email chuyên nghiệp nữa nhé.